Pelatihan Implementasi Sistem Informasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Berbasis Web Pada Dinas Perhubungan Kudus

Abstract

Masalah utama dalam administrasi surat di Dinas Perhubungan Kabupaten Kudus adalah ketergantungan pada sistem manual, yang menyebabkan proses pencatatan, pelacakan, dan pengarsipan menjadi lambat, tidak akurat, dan berisiko kehilangan dokumen. Kegiatan pengabdian ini bertujuan untuk mengatasi masalah tersebut melalui implementasi sistem informasi administrasi surat masuk dan keluar berbasis web, didukung dengan pelatihan dan pendampingan komprehensif kepada 10 pegawai administrasi. Sistem yang dikembangkan menggunakan PHP Native, didesain dengan fitur krusial seperti multi-level user untuk disposisi, pelacakan histori, dan rekapitulasi laporan real-time guna menjamin akuntabilitas dan efisiensi. Metode evaluasi menggunakan perbandingan nilai rata-rata pre-test dan post-test dengan kuesioner skala Likert. Hasil implementasi menunjukkan bahwa sistem digital ini sangat efektif, dibuktikan dengan peningkatan signifikan di semua aspek kinerja, terutama pada Kemudahan Penggunaan Sistem dan Kemudahan Pencarian Arsip, yang keduanya meningkat sebesar +2,0 poin. Tingkat penerimaan pengguna yang tinggi mengkonfirmasi keberhasilan transfer pengetahuan. Implementasi ini berhasil memodernisasi tata kelola surat, mendukung reformasi birokrasi, dan secara langsung meningkatkan produktivitas layanan internal Dinas Perhubungan Kudus.