Implementasi Sistem SIGEMAS (Sistem Giga Media Arsip Surat) sebagai Solusi Digitalisasi Administrasi Surat Berbasis Web di PT. Giga Media Internet

Salma Elsa Widyadhana; Muhammad Arifin

doi:10.30605/atjpm.v7i1.7565

Authors

Salma Elsa Widyadhana Muria Kudus University
Muhammad Arifin Muria Kudus University

DOI:

https://doi.org/10.30605/atjpm.v7i1.7565

Abstract

Administrasi surat memiliki peran penting dalam menunjang efisiensi dan efektivitas kerja organisasi. Namun, proses pengelolaan surat di PT. Giga Media Internet masih dilakukan dengan cara manuall, yang menimbulkan bermacam-macam kendala seperti kesalahan pencatatan, keterlambatan disposisi, dan kesulitan dalam penelusuran arsip. Kegiatan ini bertujuan untuk mengimplementasikan sistem pengarsipan surat berbasis web sebagai solusi digitalisasi administrasi surat agar lebih cepat, terintegrasi, dan aman. Metode pelaksanaan kegiatan menggunakan pendekatan partisipatif yang melibatkan staf bagian umum dan pimpinan perusahaan dalam setiap tahap kegiatan. Tahapan yang dilakukan meliputi analisis kebutuhan, perancangan sistem, pengembangan menggunakan PHP dan MySQL, implementasi di lingkungan perusahaan, serta pelatihan bagi pengguna. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa sistem SIGEMAS (Sistem Giga Media Arsip Surat) berhasil meningkatkan efisiensi kerja dan akurasi pencatatan, di mana dua orang staf bagian umum dan satu pimpinan mampu mengoperasikan sistem dengan baik. Proses pencatatan surat menjadi 80% lebih cepat, pencarian arsip berkurang dari rata-rata 20 menit menjadi 2 menit, dan seluruh disposisi surat dapat dipantau secara digital. Temuan ini memperkuat teori transformasi digital organisasi yang menekankan pentingnya adaptasi teknologi dalam meningkatkan produktivitas dan transparansi kerja. Kesimpulan dari kegiatan ini menunjukkan bahwa implementasi SIGEMAS memberikan inovasi baru dalam tata kelola administrasi perusahaan dan memperkuat keterlibatan langsung masyarakat industri dalam penerapan sistem informasi digital.

References

Adensa, A., Raihan, K., Rafi, R. F., Putra, I. R., & Azizah, F. (2023). Pengembangan Web Dinas Perpustakaan Dan Arsip Berbasis Laravel Framework Pada Dpad Kota Tangerang. JATI (Jurnal Mahasiswa Teknik Informatika), 7(6), 3877-3883 DOI: https://doi.org/10.36040/jati.v7i6.7840

Alifudin, M. I., & Rosyida, S. (2021). Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (E-Arsip) Berbasis Web Pada Marcom Bsi Group. Jurnal Khatulistiwa Informatika, 9(2). DOI: https://doi.org/10.31294/jki.v9i2.11346

Anidew, N. (2025). Perancangan Sistem Pencatatan dan Pengelolaan Arsip Berbasis Website Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Jawa Timur.

Aryono, G. D. P., Prasetya, B., & Auliana, S. (2025). Perancangan Sistem Arsip Data Digital Menggunakan Model Waterfall Berbasis Web. Bulletin of Computer Science Research, 5(5), 841-851 DOI: https://doi.org/10.47065/bulletincsr.v5i5.708

Asyari, M. R. (2021). Sistem informasi arsip surat menyurat. Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis, 3(1), 175-184.

Azmi, M. C., Siddiq, T. A., & Nasution, Y. R. (2023). Perancangan Sistem Arsip Surat Masuk Dan Keluar Biro Administrasi Dan Pembangunan Provinsi Sumatera Utara Berbasis Web. Simtek: jurnal sistem informasi dan teknik komputer, 8(1), 58-60. DOI: https://doi.org/10.51876/simtek.v8i1.174

Darmansyah, D., & Aldian, D. (2023). Rancang Bangun Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web (Studi Kasus: Kecamatan TelukJambe Barat). Dirgamaya: Jurnal Manajemen dan Sistem Informasi, 2(3), 1-9. DOI: https://doi.org/10.35969/dirgamaya.v2i3.290

Fadllullah, A., Mulyadi, M., Rochaniati, R., & Nabil, F. M. (2022). Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Surat Menyurat Berbasis Framework Codeigniter Untuk KPH-KTT. JATISI (Jurnal Teknik Informatika Dan Sistem Informasi), 9(2), 1121-1136. DOI: https://doi.org/10.35957/jatisi.v9i2.1939

Firdayanti, S., & Syahidin, Y. (2021). Model Sistem Informasi Arsip Surat Berbasis Web Menggunakan Framework Laravel. Jutisi: Jurnal Ilmiah Teknik Informatika dan Sistem Informasi, 10(3), 367-378. DOI: https://doi.org/10.35889/jutisi.v10i3.705

Hartono, B., Putro, D. P., & Widyassari, A. P. (2025). Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Progressive Web Apps pada Institusi Pendidikan Tinggi. Journal Automation Computer Information System, 5(1), 57-68. DOI: https://doi.org/10.47134/jacis.v5i1.106

Lokku, M., Janga, A. U., & Adis, A. (2023). Sistem Informasi Pengarsipan Surat Keluar Dan Surat Masuk Pada Kelurahan Wailiang Berbasis Web. Indonesian Journal of Techniques and Education Techniques, 1(2), 44-50.

Mbuik, G. S., Pramartha, C. R. A., & Putri, L. A. A. R. (2022). Sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis web. Jurnal Pengabdian Informatika, 1(1), 7-12. DOI: https://doi.org/10.24843/JUPITA.2022.v01.i01.p02

Pasaribu, B., & Susanti, W. (2021). Sistem Informasi Pengajuan Rancangan Usulan Penelitian Menggunakan PHP Native dan Bot Telegram. Jurnal Mahasiswa Aplikasi Teknologi Komputer dan Informasi (JMApTeKsi), 3(1), 29-38.

Pradini, A. G., & Sudradjat, A. (2021). Sistem Informasi Pengarsipan Surat Kantor Desa Berbasis Web. Information Management For Educators And Professionals: Journal of Information Management, 5(2), 1-10. DOI: https://doi.org/10.51211/imbi.v5i2.1452

Purwanto, F. A. (2023). Sistem informasi arsip surat dengan metode Rapid Application Development (RAD). Jurnal Mahasiswa Aplikasi Teknologi Komputer dan Informasi (JMApTeKsi), 3(3), 84-88. DOI: https://doi.org/10.70340/jirsi.v3i3.145

Rohmat, C. L., Putri, D. E., Martanto, M., & Prihartono, W. (2023). Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Surat Menggunakan Metode Waterfall Pada Dinas Lingkungan Hidup Kota Cirebon. Informatics for Educators and Professional: Journal of Informatics, 7(2), 186-195. DOI: https://doi.org/10.51211/itbi.v8i1.2185

Sandrawati, S., Sarjan, M., & Khairat, U. (2021, May). Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat Pada Kantor Kecamatan Malunda Berbasis Website. In Journal Peqguruang: Conference Series (Vol. 3, No. 1, pp. 124-129). DOI: https://doi.org/10.35329/jp.v3i1.1182

Sunarto, S., Naafian, N. R., & Wibowo, K. A. T. (2022). Perancangan Sistem Informasi Pencatatan Dan Pengarsipan Surat Masuk Serta Surat Keluar Di Dekanat Fakultas Teknik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Indonesian Journal of Information Technology and Computing (IMAGING), 2(1), 29-42. DOI: https://doi.org/10.52187/img.v2i1.22

Supriadi, M., & Sa'uda, S. (2025). Pengembangan Dan Implementasi Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Web Pada Bagian Kesra Kantor Walikota Palembang. Jurnal Pengabdian Masyarakat Bangsa, 3(5), 2205-2217. DOI: https://doi.org/10.59837/jpmba.v3i5.2644

Syahputra, A. K., & Iqbal, M. (2023). Sistem Informasi Arsip Surat Berbasis Web Pada Kantor Camat Kota Kisaran Barat. Journal Of Science And Social Research, 6(3), 728-734.